أخطاء تفسد التفاهم مع زملائك.. 7 نصائح للتواصل عند العمل عن بعد

يؤثر العمل عن بعد على أجواء التواصل بين الزملاء. إليك مجموعة من النصائح التي ستساعدك على تخطي الآثار السلبية، للعمل عن بعد، على أدائك وعلاقاتك مع زملائك.

تقول لاورا رويز ميتخانا في هذا التقرير -الذي نشرته مجلة "لا منتي إس مرافيوسا" الإسبانية- إن التواصل الجيد يتضمن، من بين أشياء أخرى، الحرص على أن تصل رسائلنا إلى وجهتها دون أن تتعرض لأي تشويه أو تغيير في مقاصدها.

وتضيف الكاتبة أن حقيقة الانتقال إلى العمل من المنزل، عوضا عن الوجود في المكتب مع الزملاء، يمكن أن تؤثر على التواصل والتفاهم فيما بينهم.

التواصل

ويمكن تعريف التواصل على أنه تبادل المعلومات بين شخصين أو أكثر، والهدف منه -حسب الكاتبة- هو إرسال أو الحصول على إشارات وبيانات. ويعتبر التواصل مهما جدا في كل المجالات، إلا أن الأزمة الصحية التي يمر بها العالم، والتغييرات التي طرأت كنتيجة لذلك، أثرت على تواصلنا الاجتماعي والشخصي وحتى المهني، إذ إن عددا كبيرا من الناس انتقل للعمل عن بعد، وبطبيعة الحال فإن الأمر يصبح مختلفا، حيث إن هذا التغيير يؤثر على أداء الشخص، وتظهر بعض الشكوك والانطباعات الخاطئة وحالات سوء الفهم التي تخيم على بيئة العمل وعلى العلاقات بين الزملاء.

كيف تعتني بعملية التواصل؟

لتجنب كل هذه المشاكل المذكورة، تؤكد الكاتبة ضرورة الانتباه إلى السلوكيات والأساليب المعتمدة في التواصل، في ظل الاعتماد على الشاشات ووسائل الاتصال الحديثة، دون الوجود في نفس المكان.

وهنالك مجموعة من التوصيات التي تمكن من ضمان سلاسة الاتصالات بين الزملاء وتهيئة بيئة عمل إيجابية، سواء كانت الرسائل المتبادلة شفوية أو مكتوبة.

• إلقاء التحية في البداية والنهاية

تبدو هذه الأمور بسيطة وبديهية، ولكن أحيانا خلال العمل عن بعد يعاني البعض من الروتين والبرود، ويتخلون عن آداب طبيعية مثل قول: مرحبا، إلى اللقاء.

• ابتسم

تؤكد الكاتبة أن الابتسامة تعد أداة تواصلية قوية جدا، خاصة أن العمل عن بعد يتسم بالبرود والرتابة، ولذلك فإن الابتسام بين الزملاء أثناء اللقاءات المرئية يفتح أبواب الدفء والتقارب.

• احرص على التعبير بوضوح

من الأفكار الأخرى التي تساهم في تحسين التواصل، أثناء العمل عن بعد، هي التعبير بشكل أكثر وضوحا من المعتاد. إذ إنه مع وجود حاجز المسافة بين الزملاء أو الموظفين والمديرين، تكون هنالك حاجة للمزيد من تعابير الوجه وحركات اليدين، من أجل توضيح الرسالة.

• تعديل نبرة الصوت

تضيف الكاتبة أن اللغة غير اللفظية تعتبر أيضا أداة تواصلية مهمة، تلعب دورا كبيرا في وصول الرسالة. لهذا السبب من المهم التحكم في نبرة الصوت لتتأقلم مع الغرض من الحديث عاكسة المقاصد والمزاج بشكل صحيح.

• استخدام الصور والإيموجي

باتت الصور والرموز الانفعالية أو الإيموجي واسعة الانتشار، على شبكات التواصل الاجتماعي وفي كل المحادثات، ولكن هذا يجب ألا يقتصر فقط على المحادثات بين الأصدقاء، بل إنه مفيد أيضا في التواصل في إطار العمل. مع ضرورة معرفة الوقت المناسب لاستخدام هذه الرموز، لأنها في بعض السياقات قد تعكس غياب الجدية.

هذه الرموز تعمل على إثراء الرسالة وإعطاء روح جديدة للمحادثة، أو كسر الجليد بين الزملاء، وإضفاء بعض المرح على أجواء العمل.

• مراجعة الرسالة قبل إرسالها

تنبه الكاتبة إلى أن الرسائل المكتوبة تسهل إعادة تفسيرها، ومن الممكن أن تحدث أخطاء في الكتابة تؤدي لتغيير المعنى أو جعله أكثر ضبابية، لذلك من المهم إعادة قراءة الرسالة وإصلاح أخطاء الرسم وتركيب الجمل، والتثبت من وضوح المعنى قبل الضغط على زر الإرسال.

• الكاميرا

يتعود بعض الناس على عدم تشغيل الكاميرا أثناء لقاءات العمل عن بعد. إلا أن هذا الخيار يعمق الهوة بين المتحاورين، ويقلل من فاعلية التواصل بينهم. إذ إن قدرة الناس على مشاهدة بعضهم البعض تسهل عليهم التفاهم والانسجام.