دليلك لإنشاء شركة مربحة لتخطيط وتنظيم الفعاليات والأحداث

الكثير من الشباب يحلم بإنشاء شركة صغيرة دون رأس مال ضخم، لتتوسع وتضم فروعا وأنشطة إقليمية متعددة. في حقيقة الأمر، شركات تخطيط الفعاليات والمناسبات والعلاقات العامة تحمل في طياتها كل هذه الصفات.

وهذا النوع من الشركات يعتمد على العديد من المهارات في نفس الوقت، بداية من العلاقات العامة ونهاية بالقدرة على ترتيب كافة الفعاليات الاجتماعية الصغيرة مثل الأفراح والمناسبات الاجتماعية، مرورا باللقاءات والمؤتمرات المحلية، وأخيرا المؤتمرات الدولية التي قد تحتاج إلى تنظيم في أكثر من دولة في نفس الوقت.

ونشر موقع "إنتربرينور" (Entrepreneur) المتخصص في ريادة الأعمال تقريرا شرح فيه بالتفصيل خطوات إنشاء شركة تخطيط فعاليات ومناسبات، وذكر أن صاحب المشروع يجب أن يملك في البداية إجابات واضحة عن العناصر التالية:

• تعريف الأحداث الخاصة ومراحل تخطيطها وتنظيمها.
• أنواع الأحداث الخاصة والفرق بينها.
• كيفية كتابة خطة الحدث وعناصرها المختلفة.
• أنواع اللجان التنظيمية المشكلة لتنظيم الفعاليات، والمهارات الواجب توافرها فى الموارد البشرية.
• تسويق الأحداث الخاصة وإنتاج المواد الإعلامية للحدث.
• أساليب تقييم الأحداث الخاصة وكيفية إعداد الاستبانات.
• كيفية كتابة التقرير النهائي عن الحدث.

والتخطيط للفعاليات عمل سهل وصعب في آن واحد، لذلك يجب أن تبدأ الشركة بخطة واضحة، ويقدّر حجم رأس مال هذا النوع من الشركات بحوالي 500 مليار دولار على مستوى العالم.

التخصص في البداية

في بداية أي شركة ناشئة، ولكي تخطو خطواتها الأولى بنجاح، يجب أن يكون لها تخصص واضح في مجال محدد. لا ينصح في البداية أن تعمل الشركة في مجال الفعاليات والمؤتمرات العامة، لأن ذلك يؤدي إلى تشتت الإدارة بشكل كبير.

يجب أن تختار الشركة نوعا محددا من المناسبات، ويفضل في البداية المناسبات والفعاليات الرسمية الخاصة بالجهات الحكومية. ففي معظم الأحيان، تجد هناك إدارات متخصصة يكون لديها استعداد كبير للتعاون والتنسيق من أجل إنجاح الفاعلية، كذلك الفاعليات الرياضية والسباقات يمكن التعامل معها بسهولة أكثر في البداية.

المهارات المطلوبة

شركات تنظيم الفعاليات يجب أن تتسم ببعض المهارات، من أهمها:

بناء علاقات متعددة

ويعدّ ذلك من أهم المهارات التي يجب أن تتوافر في الشركة، فأصحاب الفعاليات يلجؤون إلى شركات متخصصة اعتمادا على أن لديها هذه القدرة على التعامل مع وسائل الإعلام والإدارات التنظيمية المختلفة في الدول، والإلمام بالنواحي القانونية في نفس الوقت.

الصفقات الناجحة تبدأ بعلاقات عمل ناجحة

لا يمكن أبدا إهمال العلاقات في عالم الأعمال، إذ تعدّ العلاقات العامة عنصرا أصيلا في هذا النوع من العمل، بل إن معظم الصفقات التجارية الضخمة تتم بناء على علاقات جيدة بين الأطراف.

وفي تقرير آخر نشره موقع مدونة الأعمال "زيرو" (zyro)، حدد كل الخطوات التي يجب اتباعها لتبدأ مشروعا لتخطيط الفعاليات والمناسبات والعلاقات العامة، وجاءت الخطوات كما يأتي:

1. تخطيط الأعمال، وعمل ورقة مهام (Check List) لكل الفعاليات.
2. إنشاء كيان قانوني يسمح بممارسة هذا النوع من الأعمال.
3. تقديم التراخيص ودفع الرسوم في الأماكن المختصة.
4. عمل اتفاقات مع الجهات التنظيمية والوكالات الإعلانية الكبرى.
5. تأسيس قسم المحاسبة.
6. التسويق.
7. تأمين الحصول على المشروعات.
8. تحديد هوية الشركة.
9. إنشاء الموقع الإلكتروني.

وتعد الخطوة الأولى من أهم الخطوات التي تضمن لك نجاح المشروع واستمراره، ويجب أن تدرس بدقة في هذه الخطوة بعض الجوانب المهمة التي تجب مراعاتها، مثل:

• تكاليف التأسيس.
• التكاليف التشغيلية.
• السوق المستهدفة.
• كم يمكن أن يدفع العملاء مقابل الخدمة؟
• ما اسم مشروعك؟

وفي النهاية، يجب أن تدرك أن هذا النوع من المشروعات لا يتطلب مصاريف مرتفعة، مقارنة بالمشاريع الأخرى.